L’entretien de retour à l’emploi

Toute entreprise doit se préparer à gérer les absences prolongées de ses salariés, que ce soit dans le cadre d’un congé sabbatique, d’un congé parental, d’un congé maternité, d’un congé longue maladie, d’un congé grave maladie ou encore d’un congé de maladie ordinaire ayant duré plusieurs semaines.

L’entretien d’aide au retour à l’emploi est un outil de gestion de l’absentéisme, permettant à la fois de favoriser le retour à l’emploi, mais surtout le maintien dans l’emploi des agents. Il ne faut faire aucune exception. Pour chaque arrêt, l’agent doit pouvoir bénéficier d’un entretien de retour.

Ces périodes d’absence, par un arrêt volontaire ou non,  sont à la fois importantes et délicates pour la relation entre l’entreprise et son salarié.

Lors de son retour au travail, l’agent peut avoir perdu en partie confiance en lui, se sentir diminué, il peut redouter l’image que ses collègues vont percevoir de lui, ou encore peut craindre de ne pas réussir à être aussi efficace qu’avant. Ainsi, la reprise du travail après une longue absence est stressante aussi bien pour l’agent que pour ses collègues. Chacun doit pouvoir prendre sa place et les liens doivent être rétablis.

L’entretien de retour à l’emploi a donc pour but d’aider l’agent à « remettre le pied à l’étrier » dans une relation gagnant-gagnant. En effet, pour l’entreprise, ce type d’entretien permet une meilleure compréhension des absences et du lien avec la vie professionnelle et pour l’agent, une plus grande reconnaissance ou motivation pour son retour à l’emploi.

L’entretien de retour à l’emploi a pour but de :

  • Faciliter la réintégration de l’agent au travail
  • Identifier d’éventuels problèmes en lien avec les conditions de travail, en vue d’y remédier
  • Valoriser le travail de l’agent
  • Adapter les conditions de travail à l’état de santé de l’agent

PRÉCAUTIONS PRÉALABLES

Il est important que garder à l’esprit que pour envisager le meilleur retour possible de l’agent, il convient de prendre des dispositions dès le début de son absence.

  • Lorsque cela est possible, un retour en douceur sera plus facile si le départ a été bien préparé par exemple en veillant à ce que l’agent puisse terminer ses dossiers en cours dans de bonnes conditions et/ou prévoir une période de passation de dossiers pour assurer un suivi de qualité.
  • Sauf avis médical contraire, garder un lien avec l’agent a des effets bénéfiques. L’entreprise démontrera ainsi son implication et sa préoccupation pour la santé de son agent et ce dernier se sentira soutenu et toujours intégré dans l’équipe. Sans poser de question sur les raisons de son arrêt (respect de la vie privée de l’agent et respect du secret médical), il est bon de prendre de ces nouvelles et de lui en donner de l’entreprise au cours de son absence. Le maintien de contact a pour but de recueillir les éventuelles appréhensions et besoins de l’agent, et de prouver à votre collaborateur qu’il fait toujours partie de l’équipe et que son retour est attendu.
  • Préparer le retour de votre agent tant en veillant à ce que son poste de travail soit prêt pour l’accueillir, qu’en préparant l’équipe au retour au travail du collègue en arrêt. Au-delà d’assurer un accueil chaleureux le jour de la reprise, prévenir l’équipe de retour à l’emploi de leur collègue permet de recueillir les préoccupations et craintes des membres de l’équipe. Si besoin, rappeler l’importance d’adopter des règles de respect, d’ouverture et de collaboration.

Pour bien préparer le retour au travail :

L’accueil et le soutien du supérieur et des collègues sont déterminants lors du retour et ceux-ci doivent être avisés et participer de façon appropriée.

•             Les exigences du travail peuvent facilement faire oublier les modalités d’un retour progressif. Le supérieur immédiat doit demeurer vigilant s’il veut favoriser le maintien en emploi.

•             Il est fortement recommandé de maintenir en poste l’employé qui remplaçait le travailleur absent pour assurer l’efficacité du retour progressif, non seulement dans le temps, mais également dans la tâche. Ainsi, le travailleur dispose d’une personne-ressource à qui poser des questions sur les modifications qui ont eu lieu depuis son départ.

•             En guise de soutien, le supérieur immédiat doit être prêt, au besoin, à réajuster les modalités du plan de retour au travail en fonction des situations rencontrées par l’employé concerné

L’ENTRETIEN

Cet entretien sera un moment privilégié pour évoquer avec votre agent un certain nombre de points. Tout d’abord, l’ensemble des changements et évolutions qui ont eu lieu durant son absence et leurs conséquences sur son travail. Ce sera aussi l’occasion pour lui de s’exprimer sur ses souhaits en matière d’évolution de son poste en évoquant les éventuels besoins complémentaires en formation que cela implique.

LES ÉTAPES DE L’ENTRETIEN DE RETOUR À L’EMPLOI

  • Accueil de l’agent 

Demander à l’agent comment il se sent, ses attentes, ses craintes éventuelles

Préciser à l’agent que l’équipe a été informée de son retour et est prête à l’accueillir

  • Etablir un constat

Sur sa situation de travail et son absence (durée de l’absence notamment, impact sur la réorganisation des tâches le cas échéant…).

  • Echanger sur son retour

L’encadrant doit trouver l’équilibre entre le rappel aux obligations et l’accompagnement empathique. Il se positionne en écoute active, laisse l’agent parler sans l’interrompre et reste neutre et bienveillant. Il veille à garder clarté, franchise et bonne communication.

L’encadrant doit veiller à adapter son attitude et son discours à la personnalité de l’agent reçu.

  • Analyser et établir un plan d’action

Identifier les points de fragilité de l’agent (physique et/ou psychologique).

En fonction des difficultés évoquées, proposer des solutions à l’agent et/ou le rassurer.

Il est nécessaire de l’aider à se projeter dans son poste.

Il peut être nécessaire après l’écoute empathique, de mettre de la distance entre l’idéal que l’agent se faisait du métier et la réalité.

Des adaptations peuvent être à prévoir et/ou une reprise de fonction progressive.

  • Conclure l’entretien sur un contrat de confiance

Reformuler ce que l’on a compris, résumer les faits et les éventuelles actions à mettre en œuvre (donner des délais). Terminer l’entretien d’une façon positive et préciser sa disponibilité en cas de besoin.

POST ENTRETIEN

Le moment crucial est arrivé pour le travailleur qui retourne maintenant à son emploi. Il est important de garder à l’esprit  ces quelques points :

  • Les premiers jours du retour sont souvent marqués par un sentiment de vulnérabilité et la crainte d’une rechute.
  • Ce n’est que progressivement que le travailleur retrouve la confiance en ses capacités de travail et sent qu’il est à nouveau en mesure de bien fonctionner dans son emploi.
  • L’accueil et le soutien du supérieur et des collègues demeurent cruciaux pendant cette période.

Il convient de prévoir un accompagnement de votre collaborateur dans les premières semaines.

Cette dernière étape permet de conclure la démarche, de veiller à ce que le retour se déroule sans anicroche, selon le plan, et d’assurer le maintien en emploi du travailleur. Pour ce faire, il est possible :

  • D’apporter, si nécessaire, des modifications au plan pour qu’il corresponde bien à la réalité du travail de l’employé.
  • De vérifier quelles sont les mesures qui ont obtenu du succès et ont significativement contribué à la restauration de ses capacités de travail.

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